После успешного проведения собеседования с потенциальным работником и достижения договоренности о работе для кадровой службы наступает новый этап — документирование трудовых отношений работника и работодателя.
Начинается его письменное оформление зачисления на работу.
Эта процедура детально регламентируется нормативными актами, в первую очередь гл. 11 Трудового кодекса Российской Федерации.
По общему правилу, установленному ст. 63 ТК РФ, работодатель может принять на работу любого гражданина, которому исполнилось 16 лет, а в отдельных случаях, установленных законом, и лиц младшего возраста.
Статья 64 ТК РФ устанавливает гарантии для работников, запрещая необоснованный отказ в заключении трудового договора, а также ограничение прав или установление преимуществ в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, социального и должностного положения, возраста, места жительства (в том числе наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания), а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников (за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом). Отдельно оговорен запрет отказывать в заключении трудового договора женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей.
По требованию соискателя, которому отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме; отказ может быть обжалован в суде, а организация или виновное должностное лицо — привлечены к ответственности (необоснованный отказ в приеме на работу, а также непредставление по требованию соискателя письменного мотивированного отказа в приеме на работу считается нарушением трудового законодательства, за которое предусмотрена административная, уголовная и материальная ответственность — ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 145 УК РФ, ст. 234 ТК РФ).
В целях борьбы с коррупцией законодательство установило дополнительные условия заключения трудового договора с бывшими государственными или муниципальными служащими (см. ст. 64.1 ТК РФ). Их несоблюдение влечет административную ответственность по ст. 19.29 Кодекса РФ об административных правонарушениях (ч. 5 ст. 12 Федерального закона от 25.12.2008 N 273-ФЗ «О противодействии коррупции»).
Статьей 65 ТК РФ определен перечень документов, которые работник кадровой службы, оформляющий прием на работу, вправе требовать от поступающего на работу:
— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Последнее понятие трудовым законодательством не раскрывается, но обычно под ними понимаются свидетельство о рождении; заграничный паспорт для иностранных граждан, временно проживающих на территории РФ; удостоверение личности для военнослужащих (офицеров, прапорщиков, мичманов); справка установленной формы об отбытии наказания или освобождении от него для лиц, освободившихся из мест лишения свободы;
— трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (выдается каждому застрахованному лицу Пенсионного фонда его территориальными органами). Документ содержит номер индивидуального лицевого счета и анкетные данные застрахованного лица (фамилию, имя и отчество, дату рождения, место рождения, пол);
— документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу. Положение о воинском учете, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719, устанавливает в п. 18, что в качестве документа воинского учета гражданам, пребывающим в запасе, выдается военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета), а гражданам, подлежащим призыву на военную службу, — удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу;
— документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
— справку о наличии (отсутствии) судимости или уголовного преследования (если работа связана с деятельностью, к которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, — например, педагогической деятельностью) (ст. 331 ТК РФ).
Отметим, что за справкой о судимости вправе обратиться сам работник либо его представитель, а также некоторые государственные и муниципальные органы. Работодатели правом на обращение за справкой о наличии судимости в отношении сотрудников не наделены.
Помимо перечисленных обязательных для всех работников документов, законом установлено, что в отдельных случаях с учетом специфики работы ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.
Так, в соответствии с п. 2 ст. 26 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» при поступлении на гражданскую службу поступающий, помимо перечисленных выше документов, предъявляет свидетельство о постановке физического лица на учет в налоговом органе по месту жительства на территории РФ и сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера.
Статья 213 ТК РФ устанавливает, что, если организация принимает сотрудника на работу с вредными или опасными условиями труда, он должен представить соответствующее заключение по результатам предварительного медосмотра, подписанное врачом и заверенное печатью лечебно-профилактического учреждения.
Статьей 283 ТК РФ предусмотрена возможность запроса дополнительных документов при приеме по совместительству на тяжелую работу, работу с вредными и опасными условиями труда: требуется справка о характере и условиях труда по основному месту работы.
Возможна ситуация, когда лица поступают на работу впервые и еще не имеют трудовой книжки и страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования. Эти документы должны быть оформлены кадровой службой уже после их зачисления на работу. Исключение составляют дистанционные работники, впервые поступающие на работу: согласно ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования они оформляют самостоятельно.
Как правило, при приеме на работу работник пишет соответствующее заявление. Работодателю требовать его написания необязательно, поскольку перечень ст. 65 ТК РФ не включает заявление о приеме на работу в число обязательных документов, однако нет ничего противозаконного в просьбе написать заявление о приеме на работу.
Однако некоторые категории работников (например, те же государственные гражданские и муниципальные служащие обязаны представить заявление о приеме на работу. Следующий шаг оформления отношений с работником — заключение трудового договора.
Требования к трудовому договору с работником закреплены в гл. 10 ТК РФ.
Статья 57 ТК РФ содержит требования к его содержанию — сведения о работнике и работодателе, необходимые для их идентификации (Ф.И.О. работника и данные о работодателе), место и дата заключения трудового договора, а также обязательные и дополнительные условия.
Обязательными для включения в трудовой договор являются такие условия:
— место работы (с указанием конкретного цеха, отдела, участка) или местонахождение обособленного структурного подразделения (филиала, представительства);
— трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы). Если при этом с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям закон связывает предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках или удовлетворяющим положениям профессиональных стандартов;
— условия оплаты труда (размер должностного оклада или размер тарифной ставки, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты). Причем сведения о поощрительных выплатах (надбавках, доплатах), полагающихся сотруднику, в трудовом договоре можно указать обобщенно — в виде отсылки к коллективному договору или иному локальному нормативному акту организации, в котором указаны основания и условия их выплаты;
— режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);
— дата начала работы, а в случае когда заключается срочный трудовой договор — также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора (ст. 59 ТК РФ), и срок выполнения работы и т.д.
Обязательные условия должны быть оговорены сторонами, поскольку без их согласования трудовой договор не может быть заключен.
Дополнительными условиями трудового договора являются те, о которых стороны договорились и которые в силу этого стали необходимыми для исполнения. Главное, чтобы эти условия не ухудшали положение работника по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Эти условия могут касаться любых вопросов труда работника, например об испытании при приеме на работу, о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи и т.д.
Также в трудовой договор могут включаться по соглашению сторон права и обязанности работника и работодателя, как установленные трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами (например, условия о порядке перевода, дисциплинарной и материальной ответственности, увольнении, охране труда, порядке разрешения трудовых споров и т.д.), так и вытекающие из условий коллективного договора, соглашения. В силу заключения трудового договора эти условия обязательны для сторон и распространяются на них независимо от того, договаривались ли об этом стороны и были ли они включены в трудовой договор.
Трудовые договоры с некоторыми категориями работников могут иметь свои особенности. Так, трудовой договор с профессиональным спортсменом или тренером дополнительно должен содержать обязательные условия, перечисленные в ст. 348.2 Трудового кодекса РФ (например, обязанность спортсмена не использовать допинговые препараты, обязанность тренера проводить меры по предотвращению использования спортсменами запрещенных препаратов). А при заключении трудового договора с сотрудником бюджетного учреждения также можно руководствоваться Рекомендациями, утвержденными Приказом Минздравсоцразвития России от 14.08.2008 N 424н.
Установленной формы (шаблона) трудового договора не существует, поэтому его можно составлять в произвольной форме. Необходимо лишь, чтобы в нем содержались обязательные сведения и условия, предусмотренные гл. 10 и 11 Трудового кодекса РФ.
Статья 67 ТК РФ устанавливает, что трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах (кроме случаев, установленных законодательством), каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.
Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.
Допуск к работе без предварительного оформления трудового договора вправе провести только сотрудник, имеющий на это соответствующие полномочия (ч. 3 ст. 16 ТК РФ). При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе (ч. 2 ст. 67 ТК РФ).
Согласно ст. 69 ТК РФ некоторые категории работников при заключении трудового договора подлежат обязательному предварительному медицинскому осмотру. К ним относятся лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных федеральными законами. Приказом Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302н утверждены Перечни вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и Порядок проведения этих осмотров (обследований).
В соответствии с ч. 7 ст. 213 ТК РФ расходы на прохождение медицинского осмотра несет работодатель. Обычно для этого между ним и медицинской организацией заключается соответствующий договор. Если же такой договор отсутствует, то поступающее на работу лицо может пройти медицинский осмотр за собственный счет, а работодатель обязан возместить ему данные расходы.
Прием сотрудника на работу оформляется приказом, изданным на основании заключенного трудового договора. При этом содержание приказа должно соответствовать условиям договора (ч. 1 ст. 68 ТК РФ).
Напомним, что в случае заключения с лицами гражданско-правовых договоров (подряда, возмездного оказания услуг и т.п.) приказы о приеме издавать не нужно. Трудовое законодательство на них не распространяется в силу ст. 11 ТК РФ. При этом важно понимать, что подмена таким договором трудовых отношений законодательно запрещена и наказуема.
Ознакомить сотрудника с приказом о его приеме на работу нужно в трехдневный срок с момента, когда он фактически приступил к работе. Приказ доводится до его сведения под подпись. До заключения трудового договора сотрудника также нужно ознакомить (под роспись) с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и другими локальными нормативными актами, регулирующими трудовую деятельность (этот порядок предусмотрен ч. 2 и 3 ст. 68 ТК РФ).
После издания приказа в трудовой книжке работника производится запись о приеме на работу, руководствуясь Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек.
Первая из них — приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
Вторая — книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В этой книге регистрируются как вновь выданные трудовые книжки, так и книжки, принятые от сотрудников при поступлении на работу, также с указанием серии и номера каждого документа.
На каждого принятого сотрудника заводится личная карточка по форме N Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) или по самостоятельно разработанной и утвержденной в организации форме. В ней отражаются сведения о работнике, его отпусках, дублируются записи в его трудовой книжке.
Личную карточку работника следует вести в традиционной, бумажной форме, поскольку там содержатся необходимые подписи работника, подтверждающие ознакомление с записями в его трудовой книжке. Электронную версию личной карточки можно вести параллельно.
В момент оформления на работу сотруднику необходимо присвоить табельный номер, который является одним из обязательных реквизитов всех документов по учету труда и его оплаты (если в организации применяются унифицированные формы первичной учетной документации, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Он представляет собой внутренний цифровой код работника, позволяющий его идентифицировать. Необходим он уже в первом приказе о приеме работника на работу по форме N Т-1: в нем обязательно должна быть заполнена графа «Табельный номер». В дальнейшем он будет отражаться и в других учетных документах (приказах о переводе, о предоставлении отпуска, расчетно-платежных ведомостях и т.д.).
И наконец, для всех поступающих на работу лиц в соответствии с ч. 2 ст. 212 , ч. 2 ст. 225 и ст. 214 ТК РФ работодатель (уполномоченное им лицо) обязаны проводить инструктаж по охране труда, организовывать обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и оказания первой помощи пострадавшим. Также работодатель обязан обеспечить обучение лиц, поступающих на работу с вредными и (или) опасными условиями труда, безопасным методам и приемам выполнения работ со стажировкой на рабочем месте и сдачей экзаменов.
В указанной статье, мы постарались вкратце описать основные нюансы приема и оформления работников к работодателю. Если вы столкнулись с несправедливостью или ненадлежащим оформлением вас на работу, обращайтесь к специалистам Юридической компании «Мастер Права» и мы поможем вам восстановить справедливость на досудебной и судебной стадии оформления трудовых отношений.
Звоните!